Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach

Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach

Zakład Higieny Weterynaryjnej

ul. Brynowska 27, 40-585 Katowice

OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY

Ogólne Warunki Współpracy określają zasady zawierania umów świadczenia usług na rzecz klientów usługowych/urzędowych (zwanych dalej Zleceniodawcą) przez Zakład Higieny Weterynaryjnej w Katowicach
 (zwany dalej „Zleceniobiorcą).

I. Strony

1. Zleceniobiorcą jest Zakład Higieny Weterynaryjnej w Katowicach.
2. Laboratorium, poza działalnością urzędową, prowadzi działalność usługową w zakresie weterynaryjnych badań laboratoryjnych, zgodnie z zakresami wykonywanych badań dostępnymi na stronie internetowej.
3. Zleceniodawcą może być klient indywidualny, firma prywatna oraz podmioty urzędowe.
4. Obie strony obowiązują Ogólne Warunki Współpracy.
5. Realizacja zadań odbywa się zgodnie z przepisami prawa, normami, instrukcjami.

II. Odpowiedzialność

1. Zleceniodawca odpowiedzialny jest za:

• proces pobierania i dostarczania próbek do Laboratorium. Laboratorium nie prowadzi działalności związanej z pobieraniem próbek;
• podanie prawdziwych informacji. Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za informacje przekazane przez klientów. W przypadku wprowadzenia Laboratorium w błąd co do informacji zawartych w zleceniu, mających istotny wpływ na ważność wyników, Laboratorium nie będzie ponosiło odpowiedzialności za wynik badania.
• transport próbek do Laboratorium. Należy zachować wszelkie niezbędne środki zapobiegające jakimkolwiek uszkodzeniom lub zmianom mogącym wpłynąć na wyniki badań. Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za ryzyko związane z przesyłaniem materiału biologicznego pocztą (wytyczne dotyczące opakowania i transportu dostępne są na stronie internetowej ZHW);
• terminowe dokonanie płatności za wykonanie usługi na podstawie wystawionej przez Laboratorium faktury.

2. Laboratorium jest odpowiedzialne za:

• wykonywanie badań zgodnie z obowiązującymi procedurami, normami;
• działanie w sposób rzetelny oraz bezstronny;
• zachowanie poufności - wszystkie informacje oraz materiały uzyskane od klienta oraz wytworzone podczas realizacji działalności laboratoryjnej  nie są wykorzystywane do celów innych niż statystyczne oraz naukowe, z wyjątkiem przypadków wymaganych przez prawo;
• terminową realizację badań laboratoryjnych;
• niezwłoczne przekazywanie sprawozdań klientowi (po otrzymaniu wpłaty za badanie)

III. Zlecenia

1. W celu realizacji zlecenia przez Laboratorium – strony zawierają umowę w postaci Zlecenia wykonania badania lub, w przypadku badań urzędowych, innego dokumentu wskazanego przez prawo.
2. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii lub inne jednostki urzędowe działające w systemach VetLink, e-Klient mogą wykorzystać je celem przesłania zlecenia.
3. Obowiązujące zlecenia wykonania badań dostępne są na stronie internetowej Laboratorium lub w Punkcie Obsługi Klienta.
4. Niezbędne jest podanie wszystkich danych wskazanych na zleceniach lub innych wymaganych dokumentach oraz złożenie podpisu przez Zleceniodawcę.
5. Tylko zlecenie podpisane przez klienta może zostać przyjęte do realizacji.
6. Podpisanie zlecenia oznacza akceptację warunków umowy, w tym zgodę na poniesienie wszelkich dodatkowych kosztów przeprowadzanych badań.
7. Jeżeli klient nie określił metody lub Laboratorium uznało wybraną metodę za niewłaściwą lub nieaktualną, Laboratorium powinno wybrać właściwą metodę i poinformować o tym fakcie Zleceniodawcę.
8. Laboratorium nie podejmuje się realizacji zlecenia, jeśli nie może zapewnić jego prawidłowego wykonania. Laboratorium utrzymuje zapisy z wszelkich dodatkowych ustaleń z klientem w tym dotyczących zmian lub uzupełnionych braków.
9. Zleceniobiorca może dokonać stwierdzenia zgodności wyników na życzenie klienta. zgodnie z zasadami prostej akceptacji, lub innej reguły po uprzednim uzgodnieniu z klientem.
10. Termin wykonania badania uzależniony jest od metody badawczej, może ulec zmianie w zależności od rodzaju i zakresu niezbędnych badań/analiz,  może być wskazany:

• w treści zlecenia;
• na stronie internetowej;
• przekazany Zleceniodawcy w inny sposób, np. telefonicznie lub mailowo.

IV. Przyjęcie próbek do badań

Próbki przyjmowane są w Punktach Obsługi Klienta w Katowicach:

próbki biologiczno-chemiczne od poniedziałku do piątku w godz. 7.40-15.00,

próbki mikrobiologiczne żywności od poniedziałku do środy w godz. 7.40-13.00.

1. Dostarczenie próbek do Pracowni Mikrobiologii Spożywczej należy każdorazowo wcześniej ustalić z Kierownikiem Pracowni.
2. W przypadkach szczególnych przyjęcie próbek do badań należy w każdym przypadku ustalić z Kierownikiem Pracowni.
3. Szczegóły dot. zleceń ustalane są każdorazowo w Punkcie Obsługi Klienta. 
4. Możliwe jest, po uprzednim uzgodnieniu z Kierownikiem Pracowni lub Kierownikiem Laboratorium, przyjęcie próbek przez portiera WIW.
5. Przyjęcie próbek do badań następuje po spełnieniu przez Zleceniodawcę wymogów zawartych w obowiązujących Kryteriach przyjęcia próbek do badań oraz dostarczeniu uzupełnionych o wszystkie niezbędne informacje zleceń lub innych obowiązujących dokumentów wraz ze złożeniem na nich podpisu.

V. Odstąpienie od przyjęcia próbek

1. Jeżeli zlecenie zostało dostarczone kurierem i nie spełnia wymagań formalno-prawnych, próbki zostają zabezpieczone. Dalsze postepowanie zależy od ustaleń z klientem.
   Tak przesłane próbki mogą być zutylizowane po 30 dniach od ich dostarczenia.
2. Jeżeli dostarczone próbki nie spełniają wymagań do przyjęcia, klient otrzymuje informacje o nie przyjęciu próbek do badań.
3. Laboratorium może odstąpić od przyjęcia próbek do badań jeżeli:

• stan próbki uniemożliwia prawidłowe przeprowadzenie badań;
• zaangażowanie się Laboratorium  w realizację zlecenia mogłoby zachwiać zaufanie do niezależności ocen, bezstronności działań oraz rzetelności Laboratorium;
• klient zalega z opłatami za wcześniej wykonane badania.

IV. Realizacja usługi

1. Przyjęte próbki są zabezpieczane przez Laboratorium w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zmianą właściwości.
2. Klient ma prawo uczestniczyć w badaniach laboratoryjnych w roli obserwatora według zasad ustalonych przez Kierownika Laboratorium, przy zapewnieniu poufności wobec innych klientów. Wyjątek stanowią badania, gdzie ze względu na szczególny charakter warunków występujących w Laboratorium, w celu zachowania zasad i środków bezpieczeństwa biologicznego, Zleceniodawca nie może w nich uczestniczyć.
3. Laboratorium nie zwraca próbek przyjętych do badań, również w przypadku rezygnacji z ich przeprowadzenia. W przypadku badań sekcyjnych, istnieje możliwość, za zgodą Zleceniodawcy, przekazania zwłok do firmy kremacyjnej.
4. Laboratorium nie korzysta z zewnętrznych dostawców usług laboratoryjnych.

VII. Sprawozdania z badań

1. Autoryzowane są wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
2. Wystawiane są za pomocą programów CELAB i vLab.

Wysyłane są do klienta w formie:

• wskazanej przez niego na zleceniu po otrzymaniu wpłaty za fakturę;
• dostępnymi systemami (np. ePUAP, VetLink).

3. Wyniki badań odnoszą się do otrzymanych i badanych próbek, Laboratorium nie prowadzi oceny wyników zamieszczonych na sprawozdaniach z badań.
4. Sprawozdania z badań zawierają dane otrzymane od klienta, jak i wyniki oraz niezbędne informacje  wymagane do przeprowadzenia analizy tego wyniku.
5. Tam gdzie to właściwe sprawozdania z badań przedstawiane są wraz z oszacowaną niepewnością.
6. Wydanie sprawozdania z badań następuje po opłaceniu przez Zleceniodawcę faktury za badanie.

VIII. Płatności

1. Cena za badanie usługowe jest zgodna z obowiązującym cennikiem dostępnym na stronie internetowej www.katowice.wiw.gov.pl.
2. Cena za badania urzędowe jest zgodna z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie opłat za czynności wykonane przez Inspekcję Weterynaryjną.
3. Płatności za badania można dokonać:

• kartą płatniczą w dniu dostarczenia próbek do Laboratorium;
• przelewem po wystawieniu faktury przelewowej na miejscu w Laboratorium;
• przelewem po otrzymaniu faktury drogą wskazaną przez klienta na zleceniu.

4. Faktura wystawiana jest z dniem zakończenia badań przez Laboratorium.
5. W przypadku nieterminowej zapłaty Inspektorat naliczy Zleceniodawcy rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości zgodnej z obowiązującym prawem.
6. W razie stwierdzenia wyniku badania innego niż ujemny, obowiązujące przepisy prawa mogą nakazywać przeprowadzenie badań potwierdzających w innym Laboratorium, co spowoduje konieczność pokrycia kosztów tego badania przez Zleceniodawcę zgodnie
   z cennikiem właściwego Laboratorium.

IX. Postanowienia końcowe

1. Zleceniodawcy przysługuje prawo do złożenia skargi w trybie określonym w KPA.
2. Informacje o przyjmowaniu i załatwianiu skarg i wniosków dostępne są na tablicy ogłoszeń Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii oraz stronie internetowej.
3. Zleceniodawcy przysługuje prawo wglądu do przekazanych danych oraz ich sprostowania.
4. Laboratorium zwraca się z prośbą o wypełnienie ankiety satysfakcji klienta dostępnej na stronie internetowej lub w Punkcie Obsługi Klienta.
5. Wszystkie szczegółowe informacje dot. kryteriów przyjęcia próbek do badań, godzin funkcjonowania, wytycznych dot. dostarczania próbek do badań oraz innych wymagań dostępne są na stronie internetowej www.katowice.wiw.gov.pl